Heyet Vizesi

B2B, Turnuva, Dernek ve Sivil Toplum Kuruluşları İçin Grup Vize Danışmanlığı

Yurt dışında düzenlenen B2B görüşmelerine, iş heyetlerine, spor turnuvalarına, dernek faaliyetlerine, konferanslara veya sivil toplum projelerine katılacak grupların vize süreçleri tek merkezden ve ortak bir programla yönetilmelidir.

Heyetin ortak bir amacı olsa da her katılımcının mesleki, finansal ve kişisel durumu farklıdır. Bu nedenle grup dosyası ile kişisel başvuru belgelerinin birbiriyle uyumlu hazırlanması gerekir.

İGEME Vize olarak heyetin ortak programını oluşturuyor, davet ve organizasyon belgelerini kontrol ediyor ve her katılımcı için kişiye özel başvuru dosyası hazırlıyoruz.

Heyetiniz hazırsa tüm başvuru süreci de aynı anda hazır olmalı.

Heyet Vizesi Nedir?

“Heyet vizesi”, ortak bir amaçla yurt dışına seyahat edecek birden fazla kişinin koordineli vize başvurusunu ifade eden genel bir hizmet tanımıdır.

Tek başına resmî bir vize kategorisi değildir. Heyetin faaliyetine göre başvurular şu kategorilerden hazırlanabilir:

• Ticari vize
• Kültürel etkinlik vizesi
• Spor etkinliği vizesi
• Fuar ve kongre vizesi
• Resmî ziyaret vizesi
• Eğitim veya konferans vizesi
• Kısa süreli C tipi Schengen vizesi
• Faaliyetin niteliğine göre ulusal vize

Doğru kategori; heyetin görevi, seyahat süresi, etkinliğin niteliği ve katılımcıların yapacağı faaliyetlere göre belirlenir.

Kimler Heyet Vizesine Başvurabilir?

Heyet vizesi hizmetimiz aşağıdaki gruplara yöneliktir:

• İhracatçı iş insanı heyetleri
• B2B görüşme grupları
• Ticaret ve sanayi odaları
• İş insanı dernekleri
• Sektörel kümelenme heyetleri
• Spor kulüpleri ve takımları
• Turnuva katılımcıları
• Antrenörler ve teknik ekipler
• Dernek yöneticileri ve üyeleri
• Sivil toplum kuruluşları
• Vakıflar ve platformlar
• Belediye ve kurum temsilcileri
• Kültür ve sanat toplulukları
• Gençlik değişim grupları
• Akademik ve mesleki delegasyonlar
• Konferans ve seminer katılımcıları

B2B ve Ticari Heyet Vizesi

B2B heyetleri; yurt dışındaki şirketlerle görüşmek, müşteri bulmak, tedarikçi araştırmak, distribütörlük koşullarını değerlendirmek veya ticari anlaşmalar gerçekleştirmek amacıyla seyahat eder.

Bu başvurularda genellikle ticari vize kategorisi kullanılır.

B2B Heyet Dosyasında Bulunması Gerekenler

• Davet eden şirket veya kurumun yazısı
• B2B görüşme programı
• Görüşülecek şirketlerin listesi
• Toplantı tarihleri ve adresleri
• Katılımcı heyet listesi
• Her katılımcının şirketteki görevi
• Türkiye’deki şirket belgeleri
• Ticari ilişkiyi gösteren belgeler
• Uçuş ve konaklama planı
• Masraf karşılama yazısı
• Heyet başkanının veya koordinatörün yazısı
• Katılımcılara ait kişisel ve finansal belgeler

“İş görüşmesi yapılacaktır” şeklindeki genel açıklamalar yerine her katılımcının toplantılardaki görevi belirtilmelidir.

İhracatçı Heyeti Vizesi

İhracatçı heyetlerinde seyahatin amacı;

• Yeni müşteri görüşmeleri
• Distribütörlük anlaşmaları
• Bayilik çalışmaları
• Ürün tanıtımları
• Pazar araştırması
• Tedarikçi görüşmeleri
• Yerinde firma ziyaretleri
• İhracat sözleşmeleri
• Sektörel iş birlikleri

gibi somut faaliyetlerle açıklanmalıdır.

Heyetteki şirket sahibi, satış yöneticisi, ihracat uzmanı, teknik personel ve tercümanın görevleri ayrı ayrı belirtilmelidir.

Turnuva ve Spor Heyeti Vizesi

Uluslararası turnuva, müsabaka, kamp veya spor organizasyonlarına katılacak ekiplerin başvuruları spor etkinliği amacıyla hazırlanabilir.

Kimler Spor Heyetinde Yer Alabilir?

• Sporcular
• Antrenörler
• Hakemler
• Kulüp yöneticileri
• Federasyon temsilcileri
• Masör ve fizyoterapistler
• Sağlık personeli
• Teknik ekip
• Malzeme sorumluları
• Takım koordinatörleri
• Reşit olmayan sporcuların refakatçileri

Turnuva Vizesi İçin Gerekli Belgeler

• Turnuva davetiyesi
• Organizasyon kayıt belgesi
• Sporcu listesi
• Takım kadrosu
• Maç veya yarışma programı
• Kulüp veya federasyon yazısı
• Lisans belgeleri
• Sporcu kimliği
• Görevlendirme yazıları
• Konaklama bilgileri
• Ulaşım programı
• Masraf karşılama taahhüdü
• Reşit olmayan sporcular için muvafakatname
• Seyahat sağlık sigortası

Sporcunun, teknik personelin ve refakatçinin başvuru dosyaları aynı belgelerden oluşmaz. Her kişinin heyetteki görevi açıkça gösterilmelidir.

Reşit Olmayan Sporcular İçin Vize

18 yaşından küçük sporcular için ek belgeler gerekebilir:

• Anne ve baba muvafakatnamesi
• Velayet belgesi
• Doğum belgesi
• Nüfus kayıt örneği
• Refakatçi bilgileri
• Kulüp sorumluluk yazısı
• Konaklama ve gözetim planı
• Okul izin yazısı
• Masraf karşılama belgesi

Çocuğun kiminle seyahat edeceği, nerede konaklayacağı ve sorumluluğunu kimin üstleneceği net şekilde açıklanmalıdır.

Dernek Heyeti Vizesi

Derneklerin yurt dışında gerçekleştireceği toplantı, konferans, proje ziyareti, eğitim, kültürel program veya iş birliği faaliyetleri için heyet başvurusu yapılabilir.

Dernek Dosyasında Bulunabilecek Belgeler

• Dernek tüzüğü
• Faaliyet belgesi
• Yönetim kurulu kararı
• Görevlendirme yazısı
• Heyet katılımcı listesi
• Davet eden kurumun yazısı
• Etkinlik programı
• Proje belgeleri
• Ortaklık veya iş birliği sözleşmesi
• Masraf karşılama kararı
• Dernek banka hesapları
• Katılımcıların dernekle ilişkisini gösteren belgeler
• Faaliyet raporları

Yönetim kurulu kararında seyahat amacı, tarihler, görevlendirilen kişiler ve masrafların nasıl karşılanacağı açıkça yazılmalıdır.

Sivil Toplum Kuruluşları İçin Vize

Sivil toplum kuruluşlarının başvuruları aşağıdaki faaliyetleri kapsayabilir:

• Uluslararası konferans
• Çalıştay ve seminer
• Proje toplantısı
• Eğitim programı
• İnsan hakları ve sosyal çalışmalar
• Gençlik değişimi
• Kültürel iş birliği
• Çevre ve sürdürülebilirlik projeleri
• Kurumsal kapasite geliştirme
• Uluslararası ağ toplantıları
• Fon ve proje görüşmeleri
• Ortak saha çalışmaları

STK dosyasında kuruluşun yasal statüsü, faaliyetin amacı, finansman kaynağı ve her katılımcının projedeki görevi açıklanmalıdır.

Resmî Heyet ile Sivil Heyet Arasındaki Fark

Resmî heyet; kamu kurumu, belediye, üniversite veya yetkili devlet kuruluşu tarafından resmî görevle gönderilen kişileri kapsayabilir.

Sivil heyet ise şirket, dernek, vakıf, spor kulübü veya sivil toplum kuruluşu adına seyahat eden kişilerden oluşur.

Resmî ziyaret kategorisinin kullanılabilmesi için yalnızca katılımcının kamu çalışanı olması yeterli olmayabilir. Seyahatin yetkili kurum tarafından resmî görev kapsamında düzenlenmesi gerekir.

Her Katılımcı İçin Ayrı Başvuru Gerekir mi?

Evet. Heyet ortak bir programla seyahat etse de her katılımcı adına ayrı başvuru formu ve kişisel dosya hazırlanır.

Her başvuru sahibinin;

• Pasaportu
• Mesleki durumu
• Finansal yeterliliği
• Seyahat geçmişi
• Türkiye’deki bağları
• Heyetteki görevi

ayrı ayrı değerlendirilir.

Grup hâlinde başvuru yapılması, tüm katılımcılara aynı kararın verileceği anlamına gelmez.

Heyet Randevusu Nasıl Alınır?

Başvuru merkezi ve konsolosluk uygulamasına göre grup veya heyet randevusu talep edilebilir. Ancak her ülke ve temsilcilik toplu randevu vermek zorunda değildir.

Grup randevusu talebinde genellikle şu bilgiler sunulur:

• Heyetin adı
• Seyahat amacı
• Katılımcı sayısı
• Etkinlik tarihleri
• Davet eden kuruluş
• Pasaport listesi
• Başvuru kategorisi
• Seyahatin neden birlikte yapılması gerektiği
• Randevu için talep edilen dönem

Randevu talebi, vize onayı anlamına gelmez.

Heyet Davetiyesi Nasıl Olmalıdır?

Davetiyede şu bilgiler bulunmalıdır:

• Davet eden kurumun tam unvanı
• Açık adresi ve iletişim bilgileri
• Etkinliğin amacı
• Etkinlik tarihleri
• Toplantı veya müsabaka adresleri
• Davet edilen kuruluşun adı
• Katılımcıların adları ve görevleri
• Konaklama bilgileri
• Masrafları karşılayacak taraf
• Programın ayrıntıları
• Yetkili kişinin adı, görevi ve imzası

Katılımcı sayısı fazlaysa imzalı ve kaşeli ayrı bir heyet listesi davetiyeye eklenebilir.

Heyet Katılımcı Listesi Nasıl Hazırlanır?

Katılımcı listesinde şu bilgiler bulunmalıdır:

• Ad ve soyadı
• Pasaport numarası
• Doğum tarihi
• Kurum veya şirket
• Görevi
• Heyetteki rolü
• Seyahat tarihleri
• Masrafları karşılayacak taraf
• İletişim bilgileri

Katılımcı listesindeki bilgiler pasaportlar, davetiyeler ve başvuru formlarıyla tamamen uyumlu olmalıdır.

Heyet Masraflarını Kim Karşılayabilir?

Masraflar;

• Katılımcının kendisi
• İşveren şirket
• Dernek veya vakıf
• Spor kulübü
• Federasyon
• Davet eden kurum
• Proje bütçesi
• Sponsor kuruluş
• Kamu kurumu

tarafından karşılanabilir.

Masrafları karşılayan tarafın ödeme gücü ve sorumluluğu resmî belgelerle gösterilmelidir.

Birden Fazla Ülke Ziyaret Edilecekse Nereye Başvurulur?

Heyet birden fazla Schengen ülkesini ziyaret edecekse başvuru yapılacak ülke şu ölçütlere göre belirlenir:

1. Seyahatin ana amacı
2. En uzun kalınacak ülke
3. Ana etkinliğin düzenleneceği ülke
4. Kalış süreleri eşitse ilk giriş ülkesi

Avrupa Komisyonunun güncel açıklamasına göre birden fazla Schengen ülkesinde eşit olmayan sürelerde kalınacaksa en uzun süre kalınacak ülkeye; süreler eşitse ilk giriş ülkesine başvurulur.

Başvuru yalnızca randevu bulunan ülkeye yapılmamalıdır.

Heyet Vizesine Ne Zaman Başvurulmalıdır?

Schengen vizesi başvurusu seyahatten en erken altı ay önce yapılabilir. Başvurunun seyahatten en az 15 gün önce yapılması gerekir; ancak heyetler için daha erken planlama önerilir.

Özellikle kalabalık heyetlerde;

• Pasaportların toplanması
• Davetiyelerin hazırlanması
• Randevu koordinasyonu
• Muvafakatnamelerin alınması
• Eksik belgelerin tamamlanması
• Katılımcı değişikliklerinin yönetilmesi

zaman alabilir.

Dernek ve STK Katılımcılarında Vize Ücreti Muafiyeti Olabilir mi?

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar tarafından düzenlenen seminer, konferans, spor, kültür veya eğitim etkinliklerine katılan 25 yaş ve altındaki temsilciler belirli şartlarla vize harcı muafiyetinden yararlanabilir.

Muafiyetin uygulanması; etkinliğe, katılımcının yaşına, kuruluşun statüsüne ve ilgili konsolosluğun değerlendirmesine bağlıdır. Dış hizmet sağlayıcının servis ücreti ayrıca alınabilir.

Heyet Vizesi Neden Reddedilir?

Başlıca ret nedenleri şunlardır:

• Katılımcının heyetteki görevinin açıklanamaması
• Davetiye ile programın uyuşmaması
• Genel ve doğrulanamayan etkinlik programı
• Dernek veya kurum ilişkisinin kanıtlanamaması
• Katılımcı listesindeki bilgi hataları
• Finansman kaynağının belirsiz olması
• Masraf karşılama belgelerinin yetersizliği
• Yanlış vize kategorisinin seçilmesi
• Başvuru yapılan ülkenin ana destinasyon olmaması
• Reşit olmayan katılımcı belgelerinin eksikliği
• Grup dosyasıyla kişisel belgelerin çelişmesi
• Türkiye’ye dönüş bağlarının yeterince gösterilememesi
• Ücretli çalışma niteliğindeki faaliyetin açıklanmaması

Bir katılımcının belgesindeki hata bütün heyetin organizasyonunu etkileyebilir.

Heyet Başvurusu Nasıl Güçlendirilir?

Güçlü bir heyet başvurusu için;

• Seyahat amacı somut şekilde açıklanmalı
• Ortak program ayrıntılı hazırlanmalı
• Her katılımcının görevi ayrı yazılmalı
• Davetiye ve katılımcı listesi uyumlu olmalı
• Masrafları karşılayan taraf açıkça belirtilmeli
• Şirket, dernek veya kulüp belgeleri güncel olmalı
• Uçuş ve konaklama programı heyet listesiyle eşleşmeli
• Başvurular doğru vize kategorisinden yapılmalı
• Kişisel dosyalar ayrı ayrı kontrol edilmelidir

Kalabalık bir dosya değil, açıklanabilir ve tutarlı bir organizasyon sunulmalıdır.

İGEME Vize Heyet Sürecini Nasıl Yönetir?

1. Kurum ve seyahat amacı incelenir.
2. Doğru ülke ve vize kategorisi belirlenir.
3. Heyet katılımcı listesi oluşturulur.
4. Davetiye ve ortak program kontrol edilir.
5. Grup randevusu imkânı değerlendirilir.
6. Her katılımcının kişisel dosyası hazırlanır.
7. Görevlendirme ve masraf karşılama yazıları düzenlenir.
8. Uçuş ve konaklama planı ortaklaştırılır.
9. Reşit olmayan katılımcıların belgeleri kontrol edilir.
10. Başvuru ve sonuç süreci merkezi olarak takip edilir.

Neden İGEME Vize?

• 30 yıllık uluslararası ticaret ve organizasyon deneyimi
• 200’ün üzerinde uluslararası fuar ve etkinlik katılımı
• B2B ve ihracat heyetlerinde saha tecrübesi
• Spor, dernek ve STK gruplarında merkezi koordinasyon
• Her katılımcı için kişiye özel dosya hazırlığı
• Hollanda, Almanya, Bulgaristan ve Polonya’daki saha bağlantıları
• 10 temsilciyle profesyonel süreç desteği
• Kalabalık grup ve heyet başvurularında tek merkezden yönetim
• Ön ödemesiz ve ücret iadeli hizmet seçenekleri

Vize Yoksa Ücret Yok Sistemi

Uygunluk değerlendirmesinden geçen heyet başvurularında sözleşmeli hizmet modellerimizden yararlanabilirsiniz.

Ön Ödemesiz Vize

Başlangıçta herhangi bir bedel alınmaz. Vize onaylandığında 1.100 € hizmet bedeli ödenir.

Vize reddedilirse sözleşmede belirtilen şartlar kapsamında danışmanlık, randevu, sigorta, vize ve başvuru işlemleri için herhangi bir bedel ödemezsiniz.

Heyet başvurularında hizmet kapsamı ve ücretlendirme katılımcı sayısına göre ayrıca belirlenir.

Ücret İadeli Vize

Başlangıçta sözleşmede belirlenen hizmet bedeli ödenir. Vize reddedilirse sözleşmede belirtilen şartlar kapsamında ilgili hizmet bedeli kesintisiz iade edilir.

Bu sistemler vize onayı garantisi değildir. Her katılımcının başvurusu konsolosluk tarafından ayrı değerlendirilir.

Heyet Vizesi Hakkında Sık Sorulan Sorular

Heyet vizesi ayrı bir vize türü müdür?

Hayır. Heyetin faaliyetine göre ticari, sportif, kültürel, resmî ziyaret veya başka bir uygun kategori belirlenir.

Kaç kişi heyet sayılır?

Resmî olarak her başvuruda geçerli tek bir sayı bulunmaz. Ortak amaç ve programla seyahat eden grup heyet olarak planlanabilir.

Her katılımcı için ayrı başvuru gerekir mi?

Evet. Her katılımcının başvuru formu, pasaportu ve kişisel belgeleri ayrı hazırlanır.

Grup randevusu alınabilir mi?

Başvuru merkezi ve konsolosluk uygulamasına göre toplu veya birbirine yakın randevu talep edilebilir. Grup randevusu garanti edilemez.

B2B heyeti hangi vizeye başvurur?

Faaliyet gerçek ticari görüşmelerden oluşuyorsa genellikle ticari vize kategorisi değerlendirilir.

Sporcular hangi vizeye başvurur?

Turnuva, müsabaka veya spor kampına katılacak kişiler için genellikle spor etkinliği amacı kullanılır.

Antrenör ve teknik ekip sporcu dosyasına eklenebilir mi?

Aynı heyette gösterilebilirler ancak her kişinin görevi ve kişisel başvurusu ayrı hazırlanmalıdır.

Dernek üyelerinin tamamı aynı belgeleri mi sunar?

Ortak dernek ve etkinlik belgeleri kullanılabilir. Ancak mesleki, mali ve kişisel belgeler her katılımcıya göre değişir.

STK çalışanlarının masraflarını proje bütçesi karşılayabilir mi?

Evet. Proje sözleşmesi, bütçe ve masraf karşılama yazısıyla finansman kaynağı belgelenmelidir.

Heyetten bir kişinin vizesi reddedilirse diğerleri etkilenir mi?

Başvurular kişisel olarak değerlendirilir. Ancak ortak belgelerde ciddi bir sorun bulunması diğer dosyaların da incelenmesine neden olabilir.

Turnuvaya katılan çocuklar için muvafakatname gerekir mi?

Çocuğun seyahat şekline ve velayet durumuna göre noter onaylı muvafakatname ve ek belgeler gerekebilir.

Heyet vizesi daha hızlı sonuçlanır mı?

Heyet başvurusu otomatik olarak hızlandırılmış işlem sağlamaz. Sonuç süresi konsolosluğun yoğunluğuna ve incelemesine bağlıdır.

Çok girişli heyet vizesi alınabilir mi?

Tekrarlanan B2B programları, turnuvalar veya uluslararası projeler belgelenebiliyorsa çok girişli vize talep edilebilir. Karar konsolosluğa aittir.

Heyetinizi Tek Merkezden Yönetelim

B2B görüşmeleri, spor turnuvaları, dernek faaliyetleri veya STK projeleri için heyetinizin ortak programını ve kişisel başvuru dosyalarını birlikte hazırlayalım.

📞 0545 919 08 18
📞 0549 435 46 61
☎️ 0212 236 00 24
✉️ info@igemevize.com
🌐 www.igemevize.com

Kalabalık heyetlerde başarının temeli doğru koordinasyondur.

Vize başvurularının değerlendirilmesi ve nihai karar yetkisi ilgili konsolosluklara aittir. Grup veya heyet hâlinde başvuru yapılması, tüm katılımcılara vize verileceği anlamına gelmez.